K-Systems Contacts Oy:n asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä
K-Systems Contacts Oy,
  Muurjoentie 22,
 18100 Heinola

Tietosuojavastaava Päivi Kaikkonen
myynti(a)k-systems.fi

Yhteystiedot asiakasrekisteriin liittyvissä asioissa
myynti(a)k-systems.fi

Asiakasrekisteri
K-Systems Contacts Oy:n verkko- ja sähköpostipalvelujen asiakasyritysten ja organisaatioiden ylläpitäjien ja käyttäjien henkilötiedot.

Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus
Yritysten ja organisaatioiden asiakkaiden henkilötietoja käsitellään K-Systemsin asiakassuhteeseen perustuen.

Tietosuojasta informointi
Tietosuoja-asetuksen mukaan rekisterinpitäjä on velvollinen informoimaan asiakas- ja käyttäjärekisteriin rekisteröityjä yrityksiä, organisaatioita ja käyttäjiä rekisterin sisällöistä ja käyttötarkoituksista.

Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään vain etukäteen sovittuihin käyttötarkoituksiin:
– Yritysten ja organisaatioiden verkkopalvelujen ylläpitoon liittyvä asiointi kolmannen osapuolen kanssa; Viestintävirasto sekä verkkopalvelupalveluteknologiaa tarjoavat yritykset
– Yritysten ja organisaatioiden yhteyshenkilöiden kanssa tapahtuva vuorovaikutus ja asiakassuhteiden hoito
– Markkinointi- ja viestintäpalvelujen hoitamiseen liittyvät asiat

Asiakasrekisteriin tallennettavat henkilötiedot
Yrityksen/organisaation nimi
LY-tunnus/rekisterinumero
Yhteyshenkilön nimi
Osoite
Sähköposti
Puhelinnumero
Laskutustiedot

Yhteystiedot tarjottaviin kolmannen osapuolen palveluihin; Viestintävirasto
Yrityksen/organisaation nimi
LY-tunnus/rekisterinumero
Verkko-osoite (domain)
Yhteyshenkilön nimi
Osoite
Sähköposti
Puhelinnumero

Yhteystiedot kolmannen osapuolen palveluihin; Verkkopalvelimet ja webhotellit
Yrityksen/organisaation nimi
Verkkosoite (domain)
Yhteyshenkilön nimi
Osoite
Sähköposti
Puhelinnumero

Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen myynti(a)k-systems.fi.

Markkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen markkinointiin.

Henkilötietojen tarkastus-, korjaus ja poisto
Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Rekisteröidyn pyynnöstä tehdään henkilötietoihin tarpeelliset korjaukset tai poistetaan käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot.

Rekisterinpitäjällä on Viestintäviraston palveluihin liittyen lakisääteinen oikeus ylläpitää verkkopalveluja  ylläpitävien yritysten/organisaatioiden vastuullisten henkilöiden yhteystietoja. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että kiistanalaisten tietojen käsittelyä rajoitetaan siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että henkilötietoja käsitellessä  rikotaan voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Rekisterien tietolähteet
Rekisterin käyttäjätiedot kerätään asiakkailta asiakassuhteen perustamisen yhteydessä suullisesti, sähköpostilla, kirjallisesti tai muulla vastaavalla tavalla. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös julkisista ja yksityisistä rekistereistä.

Tietojen luovuttaminen
Tietoja ei luovuteta K-Systems Contacts Oy:n ja sen kolmannen osapuolen yhteistyökumppaneiden ulkopuolelle.

Rekisterin suojaus ja tietojen säilyttäminen
Sähköisesti tallennetut rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuureilla, salasanoilla  ja muilla tietoturvan teknisin keinoin suojattuja.

Tietosuojaselosteen muuttaminen
K-Systems kehittää liiketoimintaansa ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissa. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. K-Systems suosittelee rekisteröityjä tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.

Yritysten ja organisaatioiden yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin pitkään kuin se on asiakkaalle tarjottavien palvelujen kannalta tarpeellista. Palvelusuhteen päätyttyä kaikki yhteystiedot ja niihin kytketyt asiakkaan sisällöt poistetaan.

Henkilötietojen käsittelijät
Rekisterin mukaisia tietoja käsittelee K-Systemsissä  toimitusjohtaja tai hänen valvonnassaan ja ohjauksessaan toimiva yhteistyökumppanin edustaja.
Kaikki tietoja ylläpitävät henkilöt on koulutettu henkilötietojen ylläpitoon ja tietosuojalainsäädännön määräyksiin.

Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei luovuteta eteenpäin eikä niitä siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

K-Systems Contacs Oy – Viestintäviraston virallinen fi-verkkotunnusvälittäjä
K-Systems toimii EU:n tietosuoja-asetuksen soveltamisen osalta fi-verkkotunnusten käyttäjien henkilötietojen käsittelijänä Viestintäviraston lukuun. Viestintäviraston lakisääteisenä tehtävänä on ylläpitää fi-verkkotunnusrekisteriä, hallinnoida fi-maatunnusta, ylläpitää ja kehittää fi-verkkotunnustoimintaa sekä valvoa fi-verkkotunnusvälittäjiä.

Viestintävirasto on viranomainen, eikä se solmi fi-verkkotunnusvälittäjien kanssa sopimuksia, vaan välittäjät noudattavat fi-verkkotunnustoiminnan osalta Suomen lakia, EU:n tietosuoja-asetusta sekä Viestintäviraston määräystä.

Viestintävirasto toimii fi-verkkotunnusten käyttäjien henkilötietoja sisältävän fi-verkkotunnusrekisterin osalta rekisterinpitäjänä. Viestintävirasto ohjeistaa välittäjiä siitä, mitä tietoja ne saavat kerätä fi-verkkotunnusten käyttäjistä Viestintäviraston lukuun, mihin käyttötarkoitukseen henkilötietoja saa käyttää ja miten tietoturvasta on huolehdittava. Viestintävirasto vastaa rekisterinpitäjänä fi-verkkotunnusrekisteriin kohdistuviin tietopyyntöihin.

Viestintäviraston ohjeistus verkkotunnusvälittäjille henkilötietojen käsittelyyn liittyen:
https://www.viestintavirasto.fi/fiverkkotunnus/tietoavalittajalle/valitystoiminnantietosuoja.html

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:
www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html